Termeni și Condiții de Utilizare

Condițiile care guvernează accesul și utilizarea platformei de programări și rezervări Kalyra.

Versiunea 1.0
Data intrării în vigoare: 1 iunie 2026
Operator: KALYRA DIGITAL S.R.L.

Cuprins

1. Definiții
2. Acceptarea termenilor
3. Descrierea serviciului
4. Eligibilitate și cont
5. Roluri: Personal și Firmă
6. Subscripții și plăți
7. Plăți în avans și Stripe
8. Dreptul de retragere
9. Relația furnizor–client
10. Reseller și partajare
11. Facturare
12. Obligațiile utilizatorului
13. Widget public
14. Notificări
15. Integrări terțe
16. API CRM
17. Protecția datelor (GDPR)
18. Backup și retenție
19. Proprietate intelectuală
20. Disponibilitate și suport
21. Limitarea răspunderii
22. Garanții și declinări
23. Despăgubiri
24. Forță majoră
25. Suspendare și încetare
26. Modificarea termenilor
27. Cesiune și nulitate
28. Legea aplicabilă
29. Contact

1. Definiții

În cuprinsul prezentului document, termenii de mai jos au următorul înțeles:

2. Acceptarea termenilor

Prin crearea unui cont, accesarea sau utilizarea Platformei Kalyra, confirmați că ați citit, ați înțeles și acceptați integral prezentele condiții, împreună cu Politica de confidențialitate și, unde este cazul, cu Anexa privind prelucrarea datelor (DPA). Dacă nu sunteți de acord cu acești termeni, vă rugăm să nu utilizați Platforma.

Dacă acceptați acești termeni în numele unei firme sau al altei entități juridice, declarați și garantați că aveți autoritatea de a angaja acea entitate.

Acceptarea se realizează prin acțiune explicită la înregistrare (bifarea căsuței de acord cu prezentele condiții). Fără această acceptare, contul nu poate fi creat. Reținem, pentru dovada consimțământului, momentul și versiunea termenilor acceptați.

3. Descrierea serviciului

Kalyra este o platformă SaaS care permite furnizorilor de servicii (terapeuți, coaches, cabinete, săli, traineri și alții) să gestioneze calendare și disponibilitate, să definească servicii, să primească rezervări din panoul intern și din surse publice (widget embed, link partajabil, integrare CRM prin API), să administreze clienți și subscripții, să emită facturi și să încaseze plăți.

Rolul Kalyra este exclusiv de intermediar tehnologic. Kalyra pune la dispoziție instrumentele software, dar nu este parte în raporturile contractuale dintre Firmă și clienții săi finali și nu prestează serviciile rezervate prin Platformă. Furnizarea efectivă a serviciilor, corectitudinea prețurilor, calitatea prestației, anulările și eventualele dispute rămân în responsabilitatea exclusivă a Firmei.

4. Eligibilitate și cont

Pentru a utiliza Kalyra trebuie să aveți cel puțin 18 ani și capacitate deplină de exercițiu. La înregistrare vă obligați să furnizați informații reale, complete și actualizate și să activați contul prin linkul de verificare transmis pe email; unde este cazul, prin cod OTP pe telefon.

Sunteți responsabil pentru păstrarea confidențialității datelor de autentificare și pentru toate activitățile efectuate din contul dumneavoastră, inclusiv la autentificarea prin Google. Ne veți notifica fără întârziere despre orice utilizare neautorizată a contului.

5. Roluri: modul Personal și modul Firmă

Platforma funcționează în două moduri, cu funcții diferite:

• Modul Personal: destinat utilizatorului individual — rezervări proprii, clienți veniți prin widget și partajare de calendar (Share).
• Modul Firmă: destinat entităților de business — echipe de calendare, gestionarea clienților firmei, facturi, integrări și subscripții pentru clienți.

Un utilizator poate deține mai multe firme. Fiecare Firmă răspunde individual pentru datele, serviciile, facturarea și clienții gestionați prin contul său.

6. Subscripții și plăți

Kalyra funcționează pe bază de subscripții pe calendar. Fiecare calendar (OP) creat este o subscripție separată. La crearea unui calendar, Utilizatorul activează o subscripție cu tarif specific; pentru 10 calendare, rezultă 10 subscripții.

6.1 Varianta Free

Utilizatorii pot accesa Kalyra gratuit în modul Free pentru uz personal, fără a crea subscripții plătite. Varianta Free are funcționalitate limitată și exclude anumite caracteristici avansate. Trecerea la calendare plătite implică activarea subscripțiilor corespunzătoare.

6.2 Subscripții plătite și reînnoire automată

Subscripțiile plătite se reînnoiesc automat la finalul fiecărui ciclu de facturare, la tariful în vigoare, până la anularea de către Utilizator. Anularea unei subscripții produce efecte la finalul ciclului curent deja plătit. Plata se procesează prin Stripe.

Înainte de prima activare, Utilizatorul este informat clar despre caracterul recurent al plății, tarif și ciclul de facturare. Pentru consumatori, transmitem, acolo unde legea o cere, o notificare prealabilă reînnoirii, iar anularea se poate face oricând, cu ușurință, din contul propriu.

6.3 Gestionarea subscripțiilor

Utilizatorul poate, în orice moment, adăuga calendare noi (noi subscripții), anula subscripții existente sau modifica detaliile. Modificările se reflectă în facturare la următorul ciclu.

6.4 Prețuri, monedă și modificări de tarif

Tarifele actuale ale subscripțiilor sunt afișate pe pagina de prețuri de la kalyra.io și în Platformă, în moneda indicată la checkout, aceasta fiind sursa oficială de referință. Furnizorul poate modifica tarifele, notificând Utilizatorul în prealabil, într-un termen rezonabil; noul tarif se aplică de la ciclul de facturare următor. Continuarea utilizării după intrarea în vigoare a noului tarif reprezintă acceptare.

6.5 Taxe și rambursări

Prețurile pot fi exprimate cu sau fără TVA, conform legislației aplicabile; TVA-ul se adaugă la checkout dacă este cazul. Sub rezerva secțiunii 8 și a drepturilor imperative prevăzute de lege pentru consumatori, sumele achitate pentru perioade de subscripție începute nu se rambursează.

7. Plăți în avans și Stripe Connect

Firmele pot activa încasarea de plăți în avans de la clienții finali prin widget, ceea ce necesită o subscripție plătită activă care include această funcție, precum și finalizarea onboarding-ului Stripe Connect.

Procesarea plăților este realizată de furnizorul terț de servicii de plată (Stripe). Prin conectarea contului, sunteți de acord cu termenii Stripe. Kalyra nu este responsabilă pentru relația dvs. cu procesatorul de plăți, pentru comisioanele acestuia, pentru payout-uri, blocări de fonduri sau contestații (chargeback). Aceste aspecte se soluționează între dvs. și procesatorul de plăți.

8. Dreptul de retragere (consumatori)

Dacă utilizați Kalyra în calitate de consumator (persoană fizică ce acționează în afara activității sale profesionale), beneficiați, conform O.U.G. nr. 34/2014, de dreptul de a vă retrage din contract în termen de 14 zile de la încheierea acestuia, fără a fi nevoie să justificați decizia.

Excepție privind serviciile digitale: la activarea unei subscripții plătite, vi se solicită la checkout acordul expres pentru prestarea imediată a serviciului și confirmarea că luați la cunoștință pierderea dreptului de retragere odată ce serviciul a fost executat integral. Această renunțare produce efecte numai dacă v-ați exprimat expres acordul (prin bifă) în momentul cumpărării. Pentru partea neexecutată puteți solicita rambursarea proporțională, în condițiile legii.

Pentru exercitarea dreptului de retragere, ne puteți transmite o cerere neechivocă la adresa de contact din secțiunea 29. Acest drept nu se aplică Utilizatorilor care acționează în scop profesional (comercianți).

9. Relația furnizor–client final

Rezervările create în Platformă reprezintă un contract direct între Firmă și clientul final. Firma stabilește în mod independent serviciile, prețurile, politicile de reprogramare, extindere și anulare, precum și eventualele costuri asociate.

Kalyra nu garantează îndeplinirea, calitatea sau plata serviciilor rezervate și nu răspunde pentru neînțelegeri, anulări, absențe (no-show) sau litigii între Firmă și clienții săi. Orice astfel de dispută se soluționează exclusiv între părțile implicate.

10. Reseller și partajare între firme

Platforma permite ca o Firmă să partajeze calendare (OP-uri) către altă Firmă („reseller"). În acest scenariu, clientul final este invitat la calendarul partajat, iar rezervările sale intră în calendarul firmei proprietare.

Facturarea clientului final poate fi efectuată de oricare dintre firme, în funcție de acordul stabilit între administrator și partener. Firmele care recurg la partajare negociază și stabilesc între ele condițiile comerciale (tarife, comisioane, responsabilități, cine facturează). Kalyra nu este parte în aceste înțelegeri și nu răspunde pentru repartizarea veniturilor, pentru facturarea între firme sau pentru eventualele dispute rezultate din raportul de tip reseller. Fiecare Firmă rămâne responsabilă pentru propriile obligații fiscale și pentru datele clienților pe care îi gestionează.

11. Facturare (SmartBill / Oblio)

Utilizatorii pot emite facturi către clienți prin integrarea cu furnizorii SmartBill sau Oblio, pe baza datelor de facturare configurate (persoană fizică sau juridică, inclusiv validare CUI prin ANAF).

Utilizatorul este singurul responsabil pentru corectitudinea datelor de facturare, pentru conținutul facturilor emise, pentru respectarea obligațiilor fiscale și pentru arhivarea documentelor conform legii. Kalyra facilitează tehnic generarea și transmiterea facturilor, dar nu își asumă răspunderea pentru conformitatea fiscală a Utilizatorului.

12. Obligațiile utilizatorului

Utilizatorul se obligă să folosească Platforma cu bună-credință și în conformitate cu legea. Este interzis, cu titlu exemplificativ:

• încărcarea de conținut ilegal, înșelător, defăimător sau care încalcă drepturile terților;
• utilizarea Platformei pentru tranzacții care nu corespund unei prestații reale de servicii;
• accesarea neautorizată a sistemelor, testarea securității fără acord sau perturbarea funcționării;
• colectarea sau prelucrarea datelor clienților finali fără temei legal ori cu încălcarea GDPR;
• revânzarea, copierea sau exploatarea Platformei dincolo de limitele subscripțiilor contractate.

Când Firma prelucrează date ale clienților finali prin Kalyra, aceasta acționează în calitate de operator de date și răspunde pentru temeiul legal al prelucrării și pentru informarea persoanelor vizate.

13. Widget public și partajare

Utilizatorii pot genera widget-uri de rezervare (iframe) și linkuri publice de partajare (Share), în limitele afișate în Platformă. Prin inserarea widget-ului pe un site propriu, Utilizatorul își asumă responsabilitatea pentru afișarea corectă a serviciilor, prețurilor și a informării clienților finali, inclusiv privind prelucrarea datelor și eventuala verificare prin OTP.

14. Notificări și comunicări

Platforma poate transmite, în numele Firmei, notificări către clienții finali (confirmări, remindere, anulări, facturi) prin email și/sau SMS, precum și notificări tehnice către Utilizator.

Firma este responsabilă pentru obținerea consimțământului necesar al clienților finali pentru primirea acestor comunicări și pentru respectarea legislației privind comunicările comerciale. Comunicările strict tranzacționale (legate de o rezervare) sunt necesare executării serviciului. Utilizatorul poate configura preferințele de notificare din secțiunea dedicată; anumite mesaje esențiale (de securitate sau contractuale) nu pot fi dezactivate.

15. Integrări terțe

Kalyra oferă integrări cu servicii terțe, printre care Google Calendar, Stripe, SmartBill, Oblio, yale inteligente TTLock și API CRM. Utilizarea acestor integrări este supusă termenilor și politicilor furnizorilor respectivi.

Kalyra nu controlează și nu răspunde pentru disponibilitatea, securitatea sau funcționarea serviciilor terțe. În cazul integrării TTLock (acces fizic prin yale), Firma este responsabilă pentru acordarea, limitarea și revocarea corectă a accesului clienților.

16. API CRM

Utilizatorii din modul Firmă pot genera chei API pentru a integra sisteme externe (CRM), permițând interogarea disponibilității și crearea de rezervări în numele clienților.

Cheile API sunt confidențiale; Utilizatorul răspunde pentru păstrarea lor în siguranță și pentru toate acțiunile efectuate prin intermediul lor. Utilizarea API-ului trebuie să respecte eventualele limite tehnice (rate limits) și scopul permis. Furnizorul poate revoca sau suspenda chei în caz de abuz, risc de securitate ori încălcare a termenilor. Rezervările create prin API în numele clienților sunt responsabilitatea Firmei, inclusiv informarea și obținerea acordului clientului final.

17. Protecția datelor cu caracter personal (GDPR)

Prelucrarea datelor cu caracter personal se realizează în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) și legislația națională aplicabilă.

Pentru datele conturilor de Utilizator, Kalyra acționează în calitate de operator.

Pentru datele clienților finali gestionate de o Firmă, Kalyra acționează ca persoană împuternicită (procesator), Firma fiind operatorul; relația este guvernată de o Anexă de prelucrare a datelor (DPA).

Detaliile privind categoriile de date, temeiurile, durata stocării, drepturile persoanelor vizate și măsurile de securitate sunt descrise în Politica de confidențialitate. Utilizatorul se obligă să dețină temeiul legal necesar pentru datele clienților încărcate în Platformă.

17.1 Subîmputerniciți (subprocessors)

Pentru furnizarea serviciului, Kalyra recurge la subîmputerniciți care pot prelucra date cu caracter personal, printre care: furnizorul de găzduire (infrastructură cloud), Stripe (procesare plăți), SmartBill și Oblio (facturare), Google (sincronizare calendar), TTLock (control acces), precum și furnizorul de servicii de email/SMS pentru notificări. Lista actualizată a subîmputerniciților și eventualele modificări sunt comunicate în cadrul Politicii de confidențialitate și al Anexei de prelucrare a datelor (DPA).

18. Backup și retenția datelor

Furnizorul efectuează copii de siguranță periodice ale datelor Platformei, cu scopul de a asigura continuitatea serviciului. Aceste copii nu constituie o garanție de recuperare integrală și nu înlocuiesc responsabilitatea Utilizatorului de a-și exporta, acolo unde este posibil, propriile date importante.

La încetarea contului sau anularea subscripțiilor, datele Utilizatorului pot fi păstrate o perioadă limitată, necesară îndeplinirii obligațiilor legale (de ex. fiscale) sau soluționării eventualelor litigii, după care sunt șterse ori anonimizate. Ștergerea calendarelor operează ca „soft-delete" cu perioadă de grație, existând posibilitatea restaurării înainte de ștergerea definitivă.

Datele clienților finali (nume, contact, istoricul rezervărilor, eventual acces TTLock) sunt gestionate de Firma în calitate de operator. La încetarea contului unei Firme, aceasta rămâne responsabilă pentru informarea propriilor clienți finali și pentru exercitarea drepturilor persoanelor vizate. Kalyra șterge sau anonimizează aceste date după perioada de grație și după expirarea termenelor legale de păstrare, cu excepția situațiilor în care legea impune reținerea lor.

19. Proprietate intelectuală

Platforma Kalyra, codul, interfața, mărcile, logo-urile și documentația aferentă sunt proprietatea Furnizorului sau a licențiatorilor săi și sunt protejate de legislația privind proprietatea intelectuală. Vi se acordă un drept de utilizare limitat, neexclusiv, netransferabil, pe durata subscripției.

Conținutul Utilizatorului (date, clienți, servicii, imagini) rămâne proprietatea Utilizatorului. Prin utilizarea Platformei, acordați Kalyra o licență limitată de a găzdui și procesa acest conținut strict în scopul furnizării serviciului.

20. Disponibilitate și suport

Depunem eforturi rezonabile pentru a menține Platforma disponibilă și funcțională, însă serviciul este oferit „ca atare", fără garanția unei disponibilități neîntrerupte. Pot exista perioade de mentenanță, actualizări sau întreruperi cauzate de factori externi.

Suportul se acordă prin canalul de chat din aplicație și prin datele de contact de mai jos, în limita resurselor și a planului contractat.

21. Limitarea răspunderii

În măsura maximă permisă de lege, Kalyra și Furnizorul nu răspund pentru daune indirecte, incidentale, speciale sau de consecință, inclusiv pierderi de profit, de date, de clientelă sau de venit, rezultate din utilizarea ori imposibilitatea de utilizare a Platformei.

Pentru Utilizatorii profesioniști (B2B): răspunderea totală cumulată a Furnizorului, pentru orice pretenție legată de Platformă, este limitată la suma efectiv plătită de Utilizator pentru subscripții în ultimele 12 luni anterioare evenimentului generator, sau la echivalentul a 500 RON, luându-se în considerare valoarea mai mare dintre cele două.

Pentru consumatori: răspunderea Furnizorului este cea prevăzută de legislația privind protecția consumatorilor, iar limitările de mai sus nu se aplică în măsura în care ar restrânge drepturi imperative recunoscute consumatorilor prin lege.

Nimic din prezentul document nu limitează răspunderea care nu poate fi exclusă legal (de ex. în caz de dol, culpă gravă sau vătămare a integrității fizice).

22. Garanții și declinări

Platforma este furnizată „așa cum este" și „așa cum este disponibilă". În limitele permise de lege, Kalyra nu oferă garanții implicite privind vandabilitatea, adecvarea pentru un anumit scop sau lipsa erorilor. Nu garantăm că serviciul va îndeplini toate cerințele specifice ale Utilizatorului sau că va funcționa fără întreruperi ori erori.

23. Despăgubiri (indemnizare)

Utilizatorul este de acord să apere și să despăgubească Furnizorul pentru orice pretenții, daune, costuri și cheltuieli rezonabile (inclusiv onorarii avocațiale) rezultate din: (a) încălcarea prezentelor condiții; (b) încălcarea legii sau a drepturilor unui terț; (c) conținutul încărcat de Utilizator; sau (d) raporturile Firmei cu proprii clienți finali.

24. Forță majoră

Furnizorul nu răspunde pentru neexecutarea sau întârzierea în executarea obligațiilor cauzată de evenimente aflate în afara controlului său rezonabil, precum: dezastre naturale, pene de curent, întreruperi de internet sau de servicii ale furnizorilor de infrastructură (hosting, plăți), atacuri informatice, greve, acte ale autorităților sau alte cazuri de forță majoră. Pe durata unui asemenea eveniment, obligațiile afectate se suspendă.

25. Suspendare și încetare

Ne rezervăm dreptul de a limita, suspenda sau înceta accesul la Platformă, integral sau parțial, în cazul încălcării prezentelor condiții, al neplății subscripțiilor sau atunci când este necesar pentru a preveni un prejudiciu ori o răspundere legală.

Utilizatorul poate înceta oricând utilizarea prin anularea subscripțiilor și/sau ștergerea contului. La încetare, tratamentul datelor este cel descris în secțiunea 18 (Backup și retenția datelor).

26. Modificarea termenilor

Putem actualiza prezentele condiții pentru a reflecta schimbări legislative, tehnice sau de business. Versiunea în vigoare va fi marcată cu data ultimei actualizări. Pentru modificări minore, comunicarea se face prin Platformă sau email, iar continuarea utilizării constituie acceptare.

Pentru modificări substanțiale ale unui serviciu plătit (de exemplu ale politicii de rambursare, ale limitării răspunderii sau ale condițiilor comerciale esențiale), vă anunțăm cu cel puțin 30 de zile înainte de intrarea în vigoare. Dacă nu sunteți de acord, puteți rezilia subscripțiile afectate până la data intrării în vigoare, fără penalități; sumele plătite în avans pentru perioada neutilizată se rambursează proporțional.

27. Cesiune și nulitate parțială

Cesiune: Utilizatorul nu poate cesiona drepturile și obligațiile din prezentul contract fără acordul scris al Furnizorului. Furnizorul poate cesiona contractul, de exemplu în cazul unei reorganizări, fuziuni sau al transferului de activitate, cu informarea Utilizatorului.

Nulitate parțială: dacă o clauză a prezentelor condiții este declarată nulă sau inaplicabilă, celelalte clauze rămân valabile și produc efecte, iar clauza afectată va fi înlocuită cu una validă care se apropie cel mai mult de intenția inițială.

28. Legea aplicabilă, ANPC/SOL și soluționarea litigiilor

Prezentele condiții sunt guvernate de legea română. Se aplică, după caz, Legea nr. 365/2002 privind comerțul electronic, O.U.G. nr. 34/2014 privind drepturile consumatorilor și GDPR.

Părțile vor încerca soluționarea amiabilă a oricărui litigiu. Consumatorii se pot adresa Autorității Naționale pentru Protecția Consumatorilor (ANPC) — anpc.ro — și pot recurge la platforma europeană de Soluționare Online a Litigiilor (SOL/ODR) — ec.europa.eu/consumers/odr.

În lipsa unei soluții amiabile, litigiile vor fi soluționate de instanțele competente de la sediul Furnizorului, cu excepția cazurilor în care legislația privind protecția consumatorilor prevede altfel.

Orice acțiune legată de utilizarea Platformei trebuie introdusă în termen de cel mult un an de la data la care a apărut cauza, în măsura permisă de lege.

29. Contact

Pentru întrebări privind acești termeni ne puteți contacta la:

Versiunea 1.0 · Ultima actualizare: 1 iunie 2026